Po dokončení tohto návodu budete vedieť, ako vrátiť platbu (celú alebo čiastočne), ako rezervácia potom vyzerá, čo dostane hosť a ako sa zrušenie rezervácie líši od vrátenia platby.
Čo budete potrebovať
- Rezerváciu s úspešnou online platbou (záloha, celá suma alebo doplatok)
- Prístup k e-mailovej adrese, s ktorou sa prihlasujete do Cabintale – tam príde potvrdzovací kód
- Asi 2 minúty na jedno vrátenie
- Peniaze späť na pôvodnú kartu hosťa cez vašu platobnú bránu (zvyčajne dorazia za 5 – 10 pracovných dní)
- Samostatný riadok vrátenia v tabuľke Platby so štítkom Vrátená
- Znova vypočítané „na zaplatenie“ pri rezervácii – plne vrátená rezervácia sa vráti na Potvrdená a môžete poslať nový platobný odkaz, ak ho chcete
Čo môžete vrátiť
| Platba | Dá sa vrátiť? |
|---|---|
| Úspešná (zaplatená online cez bránu) | Áno – celá alebo čiastočne |
| Čaká / Zlyhala / Expirované (online) | Nie – hosť nikdy nezaplatil. Riadok namiesto toho odstráňte ikonou Odstrániť. |
| Ručné platby (hotovosť, prevod) | Cabintale ich nerieši – vyrovnajte sa s hosťom priamo a upravte riadok ručnej platby. |
Vrátenia fungujú pri každej platbe zvlášť, nie pri rezervácii. Ak má rezervácia viac ako jednu úspešnú platbu (napríklad zálohu a doplatok), každá má vlastné tlačidlo vrátenia.
Krok 1: Otvorte rezerváciu a nájdite platbu
Bočné menu → Rezervácie → kliknite na rezerváciu → posuňte sa k časti Platby.
Nájdite riadok, ktorý chcete vrátiť – riadok Online so zeleným štítkom Úspešná. Vpravo na tomto riadku je malá ikona ruky s mincami. Kliknite na ňu.
Ak ikonu nevidíte, riadok buď ešte nie je Úspešná, alebo už bol plne vrátený. Čakajúce a zlyhané riadky namiesto toho ukazujú ikonu Odstrániť.
Krok 2: Zadajte sumu
Otvorí sa okno s názvom Vrátiť platbu, s poľom Suma už vyplneným na najvyššiu sumu, ktorú môžete vrátiť.
- Plné vrátenie – nechajte sumu tak a kliknite na Vrátiť teraz.
- Čiastočné vrátenie – zadajte menšie číslo. Môžete ísť až na najmenšiu jednotku vašej meny. Čo zostane, ostáva vrátiteľné, takže zvyšok môžete vrátiť neskôr z toho istého riadka.
Kliknite na Vrátiť teraz. Zatiaľ sa nič nevracia – toto vám len pošle potvrdzovací kód na ďalší krok.
Krok 3: Zadajte potvrdzovací kód
Okno teraz žiada kód: „Poslali sme 6-miestny potvrdzovací kód na adresu j***@yourdomain.com. Zadajte ho nižšie a povoľte vrátenie platby.“
Otvorte schránku zobrazenej adresy (tej, s ktorou sa prihlasujete do Cabintale). Hľadajte e-mail od Cabintale s predmetom „Potvrďte vrátenie platby“ – vnútri je veľké 6-miestne číslo. Skopírujte ho.
Späť v okne zadajte 6 číslic a kliknite na Potvrdiť vrátenie.
Kód platí 10 minút. Po 5 nesprávnych pokusoch prestane fungovať a začnete odznova – kliknite na Späť, potom na Vrátiť teraz pre nový kód.
Ak e-mail nikdy nepríde:
- Pozrite priečinok so spamom.
- Uistite sa, že ste prihlásený so správnou e-mailovou adresou – kód ide vždy na e-mail vášho účtu v Cabintale, nikdy na e-mail hosťa.
- Dajte tomu až minútu; zvyčajne je to okamžité, ale občas sa to oneskorí.
Krok 4: Čo nasleduje
Vaša platobná brána vrátenie spracuje a do pár sekúnd sa rezervácia aktualizuje:
- V tabuľke Platby sa objaví nový riadok – Vrátenie so zápornou sumou (
-2900 CZK) a štítkom Vrátená. - Pôvodný riadok platby si ponechá štítok Úspešná – tá platba sa skutočne uskutočnila, takže zostáva v zázname. Vrátenie sa ukáže ako samostatný riadok.
- Celok Na zaplatenie dole sa prepočíta za vás.
- Ak vrátenie pokrýva všetko, čo bolo zaplatené online, rezervácia sa vráti zo Zaplatená na Potvrdená a znova sa objaví tlačidlo Platobný odkaz.
Vaša platobná brána pošle hosťovi vlastnú potvrdenku o vrátení automaticky. Cabintale žiadnu samostatnú neposiela.
Viac čiastočných vrátení
Platbu môžete vrátiť niekoľkokrát, kým sa pôvodná suma nevyčerpá:
| Akcia | Pôvodná | Doteraz vrátené | Teraz vrátiteľné |
|---|---|---|---|
| Hosť zaplatil 5800 CZK | 5800 | 0 | 5800 |
| Vrátiť 2000 | 5800 | 2000 | 3800 |
| Vrátiť 1000 | 5800 | 3000 | 2800 |
| Vrátiť 2800 | 5800 | 5800 | 0 |
Každé vrátenie pošle vlastný potvrdzovací kód a pridá vlastný riadok do tabuľky Platby. Keď je platba plne vrátená, jej ikona vrátenia zmizne.
Vrátenia, ktoré urobíte v dashboarde brány
Ak platbu vrátite priamo v dashboarde svojej platobnej brány (alebo to za vás urobí jej podpora), Cabintale si to do pár sekúnd všimne a pridá riadok do tabuľky Platby – presne ako keby ste to urobili v Cabintale. V tomto smere nie je kód z e-mailu, pretože dashboard brány už má vlastné prihlásenie, ktoré ho chráni.
Zrušenie rezervácie vs. vrátenie platby
Vrátenie a zrušenie sú v Cabintale dve samostatné akcie – zámerne.
| Vrátenie | Zrušenie rezervácie | |
|---|---|---|
| Čo robí | Pošle peniaze späť cez platobnú bránu | Označí rezerváciu ako zrušenú a uvoľní dátumy |
| Ovplyvní banku hosťa | Áno (hneď) | Nie |
| Ovplyvní dostupnosť v kalendári | Nie (dátumy zostanú zablokované, kým nezrušíte) | Áno (dátumy sa opäť dajú rezervovať) |
| Pošle hosťovi e-mail | Platobná brána pošle potvrdenku o vrátení | Žiadny automatický e-mail – napíšte vlastný |
Častá situácia:
- Hosť napíše: „Musím zrušiť.“
- Vy platbu vrátite (tento návod).
- Potom zrušíte rezerváciu (bočné menu → Rezervácie → ponuka riadka → Odstrániť), aby sa dátumy znova otvorili.
Ak to urobíte v tomto poradí, hosť najprv uvidí, ako sa mu vrátia peniaze, a potom rezervácia zmizne. Ak zrušíte bez vrátenia, dátumy sa uvoľnia, ale peniaze zostanú u vás – vrátenie jednoducho urobte potom.
Upozornenie. Tlačidlo „Zrušiť rezerváciu“, ktoré dokáže naraz aj vrátiť platbu, je na ceste. Zatiaľ sú tieto dve akcie samostatné.
Čo vidí hosť
- Od platobnej brány – automatický e-mail o vrátení s pôvodnou potvrdenkou a novým riadkom vrátenia, v rovnakom jazyku, aký hosť použil pri objednávke.
- Od Cabintale – nič automatické. Ak chcete pridať osobnú poznámku („uvidíme sa budúci rok“, „tu je, čo sa stalo“), odpovedzte na potvrdzovací e-mail rezervácie alebo napíšte hosťovi priamo.
Vrátenie sa na karte hosťa zvyčajne objaví do 5 – 10 pracovných dní, často ako samostatný riadok s pripísaním. Ak sa hosť pýta, kde sú peniaze, najprv ho odkážte na výpis z karty; až potom skontrolujte kartu Vrátenia v dashboarde svojej platobnej brány.
Riešenie problémov
| Problém | Prečo | Riešenie |
|---|---|---|
| Ikona ruky s mincami sa pri zaplatenom riadku nezobrazuje | Riadok ešte nie je Úspešná, alebo je už plne vrátený | Počkajte na Úspešná; alebo skontrolujte, či riadok vrátenia pod ním už nepokrýva celú sumu |
| „Vrátenie platby sa nepodarilo spracovať. Skúste to prosím znova.“ | Vaša platobná brána vrátenie zamietla (napríklad nie je dosť peňazí na zostatku brány, alebo nesúlad meny) | Otvorte platobné podrobnosti rezervácie (kliknite na zelený štítok); skontrolujte aj kartu Vrátenia v dashboarde svojej platobnej brány |
| Potvrdzovací kód nikdy nepríde | Spam, nesprávna e-mailová adresa alebo krátke oneskorenie | Pozrite spam; uistite sa, že ste prihlásený e-mailom účtu v Cabintale; počkajte minútu; ak stále nič, kliknite na Späť, potom Vrátiť teraz a pošle sa nový |
| „Platnosť kódu vypršala. Začnite vrátenie platby znova.“ | Uplynulo 10-minútové okno | Kliknite na Späť, potom Vrátiť teraz – pošle sa nový kód |
| „Príliš veľa nesprávnych pokusov“ | 5 nesprávnych kódov za sebou kód vyradí | Kliknite na Späť, potom Vrátiť teraz – pošle sa nový kód |
| „Vrátiteľná suma sa zmenila“ | Súbežne prebehlo iné vrátenie tej istej platby – napríklad v dashboarde brány | Zatvorte okno, obnovte stránku a znova skontrolujte vrátiteľnú sumu |
| Vrátenie sa na karte hosťa hneď nezobrazí | Je to bežné – banky potrebujú 5 – 10 pracovných dní | Počkajte. Ak stále chýba po 10 pracovných dňoch, skontrolujte stav na karte Vrátenia v dashboarde svojej platobnej brány |
Súvisiace návody
- Prijímanie platieb pri ubytovaní – Prijímanie platieb pri ubytovaní
- Platobné brány (nastavenie na úrovni účtu) – Platobné brány
- Nastavenie Stripe – Nastavenie Stripe