Check-in hostí

Po dokončení tohto návodu sa bude odkaz na check-in odosielať sám, budete vedieť, čo vaši hostia vidia, keď ho otvoria, a čo robiť, keď ho niekto nevyplnil.

Ako to funguje

Každá prijatá rezervácia pri ubytovaní so zapnutou knihou hostí dostane vlastný odkaz na check-in. Hosť ho otvorí na ľubovoľnom zariadení, vyplní všetkých, ktorí sa ubytujú, a odošle. Jeho údaje idú priamo do zoznamu hostí rezervácie a do vašej knihy hostí. Zaberie mu to asi tri minúty a môže kedykoľvek prestať a vrátiť sa.

Žiadosti čakajúce na vaše schválenie odkaz zatiaľ nedostanú – dá sa odoslať, keď je rezervácia prijatá.

Krok 1: Vyberte, kedy odkaz odíde

Bočné menu → Ubytovania → vaše ubytovanie → karta Kniha hostí → Odkaz na check-in.

• Poslať odkaz na check-in – zapnuté, predvolene 3 dni pred príchodom (1 až 14). Odkaz odíde e-mailom toľko dní pred príchodom hosťa.
• Nie skôr, než sa zaplatí záloha – zobrazí sa, keď ubytovanie prijíma zálohy. Odkaz počká na zálohu a potom odíde.
• Pripomenúť, ak údaje chýbajú – zapnuté, predvolene 1 deň pred príchodom (1 až 13). Musí to byť menej dní než pri odkaze. Hostia, ktorí všetko vyplnili, ju nedostanú.

Kliknite na Uložiť. E-maily odchádzajú každé ráno o 9:00 (pražský čas) – alebo hneď, keď sa rezervácia prijme alebo sa zaznamená záloha po tom, čo bol odkaz už splatný. Pripomienka nikdy neodíde v samotný deň príchodu.

Ak radšej posielate odkazy sami, vypnite Poslať odkaz na check-in. Odkaz môžete stále skopírovať alebo poslať z každej rezervácie a pripomienka naďalej nasleduje.

Krok 2: Odkaz pri rezervácii

Otvorte rezerváciu → Hostia a check-in. Odkaz na check-in je navrchu, s:

• Kopírovať odkaz – na vloženie do WhatsAppu, SMS alebo vášho vlastného e-mailu. Kopírovanie sa počíta ako odoslanie, takže automatický e-mail pri tejto rezervácii neodíde.
• Poslať e-mailom – pošle ho hneď (pozrite nižšie).
• Ponuka ⋯ – Otvoriť formulár hosťa, aby ste videli, čo vidí váš hosť, a Vytvoriť nový odkaz (starý prestane fungovať).

Pod odkazom riadok hovorí, ako to stojí: „Odoslané e-mailom 12. okt.“, „Odkaz skopírovaný 12. okt.“, alebo Odkaz neodoslaný s tým, čo odíde ďalej – „Odošle sa e-mailom 18. okt.“, „Ak budú údaje stále chýbať, 20. okt. sa odošle pripomienka.“ Ak rezervácia nemá e-mailovú adresu, povie to: odkaz skopírujte a pošlite sami.

Poslať e-mailom

Kliknite na Poslať e-mailom. V okne Poslať odkaz na check-in:

• Komu – e-mail z rezervácie, vyplnený za vás. Ak ho opravíte, zmení sa aj e-mail v rezervácii.
• Jazyk – Čeština, English, Deutsch alebo Polski, predvolený podľa jazyka, v ktorom hosť rezervoval.

Kliknite na Poslať odkaz. Adresa a jazyk sa uložia do rezervácie, takže ich použije aj pripomienka.

Čo hovorí e-mail

E-mail Odkaz na check-in (a Pripomienka check-inu) má tlačidlo Vyplniť údaje hostí, riadok, že to zaberie asi 3 minúty a že nikdy nežiadame fotky ani skeny dokladov, a – pri českom ubytovaní – prečo to vyžaduje zákon. Tlačidlo a tieto riadky sú pevné; text okolo nich môžete zmeniť v E-mailových šablónach.

E-maily ku check-inu odchádzajú v češtine, angličtine, nemčine alebo poľštine. Hosť, ktorý rezervoval v inom jazyku, dostane angličtinu.

Čo vidia vaši hostia

Hostia otvoria odkaz v telefóne alebo na počítači. Otvorí sa v jazyku e-mailu; môžu ho prepnúť cez Jazyk hore.

1. Uvítanie – „Poďme to vybaviť“, s tlačidlom Začať. Ak to za skupinu vybavuje niekto iný, Vybavuje to niekto iný odovzdá celý check-in jemu.
2. E-mail – kam ide ich odkaz, aby si ho mohli neskôr vyzdvihnúť na ľubovoľnom zariadení.
3. Štátna príslušnosť – na aký pas cestujú.
4. Kto sa ubytuje – dospelí a deti. Môžu pridať, čo vedia teraz; odkaz zostáva otvorený počas celého pobytu.
5. Každý ďalší dospelý – Vyplním to sám, alebo Nech to vyplní on: daná osoba dostane vlastný odkaz e-mailom a vidí len svoje údaje.
6. Doklad – pas, občiansky preukaz (občania EÚ, EHP a Švajčiarska) alebo povolenie na pobyt. V telefóne môžu pas Odfotiť: kód dole sa prečíta v telefóne, nič sa nenahráva a fotka sa odstráni. Alebo ho Zadajú ručne.
7. Údaje – mená, dátum narodenia a štátna príslušnosť pri každom; adresa, typ a číslo dokladu pri dospelých. V českom ubytovaní cudzinci uvádzajú aj účel pobytu a číslo víza, ak ho majú. České právo žiada aj adresu a doklad dieťaťa – dieťa môže byť V pase rodiča alebo mať Bez dokladu totožnosti.
8. Podpis – v českom ubytovaní zahraniční hostia od 15 rokov podpíšu prihlasovacie tlačivo na obrazovke. Kto to nemôže, dostane pokyn podpísať na papieri v chate.
9. Oslobodenia – hostia zaškrtnú každé platné oslobodenie od dane za ubytovanie (65 rokov a viac, preukaz osoby so zdravotným postihnutím, obyvatelia obce – podľa toho, čo ponúkate). Deti sú oslobodené automaticky podľa dátumu narodenia.
10. Kontrola – „Zatiaľ nič nebolo odoslané.“ Všetko skontrolujú a kliknú na Odoslať.

Potom uvidia Hotovo – alebo, ak je splatná daň za ubytovanie a vy ju vyberáte pri check-ine, ešte jeden krok na zaplatenie.

Hostia po odoslaní nemôžu údaje meniť – zmeny idú cez vás, aby sa dostali aj polícii. Stále však môžu vyplniť tých, ktorí ešte nie sú hotoví.

Daň za ubytovanie pri check-ine

Zapnite Hostia platia daň za ubytovanie pri check-ine v bloku Daň za ubytovanie pri ubytovaní (pozrite Kniha hostí). Po odoslaní hosť, ktorý rezervoval, uvidí daň a vyberie si:

• Zaplatiť teraz – cez platobnú bránu vášho ubytovania, kartou. Keď je hotovo, uvidí „Zaplatené. Ďakujeme.“ a e-mailom dostane potvrdenie.
• Zaplatiť v hotovosti pri príchode – pripomenie sa mu, aby priniesol sumu.

Bez platobnej brány pri ubytovaní check-in žiada hotovosť pri príchode. Platiť môže len ten, kto rezervoval, zo svojho vlastného odkazu.

Pri rezervácii sa každá platba zobrazí v tabuľke Platby ako Daň za ubytovanie – „Pre obec, nie je súčasťou ceny rezervácie“. Nikdy nemení stav zaplatenia samotnej rezervácie a do vašich tržieb sa nezapočítava. Vrátenie dane sa robí vo vašej platobnej bráne.

Krok 3: Sledujte

• Kniha hostí ukazuje stav každého pobytu – Odkaz odoslaný, Čiastočne · 2 z 4, Kompletné, alebo Chýbajúce údaje, keď uplynul deň príchodu. Filtrom Nekompletné uvidíte, kto ešte chýba.
• Zoznam hostí pri rezervácii ukazuje každého hosťa, Kompletné alebo Chýbajúce údaje a či to vyplnil Hosť, alebo Vy. Kliknutím na Upraviť hosťa sami vyplníte alebo opravíte.
• Vlastný odkaz – v okne hosťa môžete dospelému, ktorý nie je hotový, poslať vlastný odkaz e-mailom. Uvidíte, kedy bol odoslaný a otvorený, alebo že uviedol, že necestuje.
• Potvrdiť oslobodenie – keď hosť uplatnil oslobodenie, skontrolujte jeho doklad pri príchode a potvrďte ho v jeho okne. Kým to neurobíte, hosť sa vo vašich prehľadoch počíta ako platiaci.

Ako odkaz udržať v bezpečí

Odkaz funguje ako heslo k check-inu daného pobytu – zdieľajte ho len s hosťami. Ak sa dostane tam, kam nemá, použite ⋯ → Vytvoriť nový odkaz: starý odkaz okamžite prestane fungovať a hostia, ktorí ho mali, uvidia „Tento odkaz už nefunguje.“

Odkaz funguje, kým sa osobné údaje pobytu neodstránia (31. decembra roka po pobyte). Ak rezerváciu zrušíte, odkaz ukáže „Táto rezervácia bola zrušená.“ Ak sa pred príchodom znova prijme, pobyt sa na tom istom odkaze znova otvorí.

Riešenie problémov

Súvisiace návody

• Kniha hostí – Kniha hostí
• E-mailové šablóny – E-mailové šablóny
• Jednotky hostí – Jednotky hostí
• Prijímanie platieb pri ubytovaní – Prijímanie platieb pri ubytovaní