Po dokončení tohoto návodu budete při každé rezervaci hosta dostávat e-mail — a budete vědět, co v něm je, co v něm není a kam se podívat, když některý nepřijde.
Co budete potřebovat
- Nemovitost v sekci Místa nebo službu v sekci Služby
- Potvrzený e-mail účtu v Nastavení → Účet (na ten chodí oznámení)
- ~3 minuty
- Oznámení o nových rezervacích zapnutá (nebo vypnutá) na úrovni nemovitosti
- Jasnou představu, co dnes spouští e-mail (a co ne)
- Jistotu, že vám doručená pošta bude stíhat tempo widgetu
Krok 1: Otevřete nemovitost
V postranní nabídce → Místa → vaše nemovitost (nebo Služby → vaše služba) → posuňte se k sekci Oznámení. Přepínač Upozornit mě ovládá, jestli dostáváte e-mail při nové rezervaci.
Pokud nechcete e-maily na každou rezervaci — řekněme, že stejně každou hodinu kontrolujete dashboard — vypněte ho a zbytek přeskočte.
Krok 2: Přepněte a uložte
Klikněte na přepínač, pak na Uložit nahoře. Změna se projeví okamžitě.
Co dnes e-mail spouští
| Událost | E-mail odeslán? |
|---|---|
| Host odešle novou rezervaci přes widget | Ano (pokud je Upozornit mě zapnuté) |
| Potvrdíte čekající žádost | Ne |
| Změníte stav rezervace ručně | Ne |
| Upravíte data nebo údaje hosta | Ne |
| iCal sync naimportuje nové rezervace | Ne |
| Vytvoříte rezervaci ručně v adminu | Jen když to zaškrtnete v okně Odeslat e-maily k této rezervaci? |
E-mail o nové rezervaci je dnes jediný e-mail pro majitele. Všechno ostatní uvidíte v Rezervacích.
Co je v e-mailu
E-mail pro majitele je v HTML s:
- Předmět ve vašem jazyku účtu: „Nová rezervace" nebo „New booking".
- Detaily rezervace — jméno hosta, e-mail, telefon, data (nebo datum + čas u služeb), celková cena, poznámky hosta a řádek Hosté s rozpisem podle jednotek (např. „2 dospělí, 1 dítě"), pokud máte nastavené jednotky hostů, jinak prostý počet.
- Reply-to nastavený na e-mail hosta. Stiskněte odpovědět a píšete přímo hostovi. Žádné kopírování adres.
- Dva odkazy — „Zobrazit rezervaci" (otevře detail v adminu) a „Spravovat oznámení" (vrátí vás zpátky na tuhle stránku nastavení).
Kam e-mail chodí
Na e-mail vašeho účtu — nastavený v Nastavení → Účet → E-mail. Žádné samostatné pole pro „notifikační e-mail" dnes neexistuje, žádné CC, žádné BCC. Pokud chcete oznámení jinam, změňte e-mail účtu nebo si nastavte přeposílání ve své schránce.
Co dostane host
Host dostává automatický potvrzovací e-mail taky. Řídí ho samostatný přepínač — Odeslat potvrzovací e-mail hostům — hned pod Upozornit mě ve stejné sekci Oznámení. Je ve výchozím stavu zapnutý.
Odešle se ve chvíli, kdy rezervace vznikne: „Rezervace potvrzená" u okamžité rezervace, „Žádost o rezervaci přijata" u žádosti. Znovu se odešle, kdykoli se změní stav platby — přijatá záloha, plná platba i doplatek mají každý svůj navazující e-mail. Je psaný v jazyce, který host ve vašem widgetu použil, ne v jazyce vašeho účtu.
Když rezervaci vytváříte ručně, systém se zeptá dřív, než se cokoli odešle: objeví se okno Odeslat e-maily k této rezervaci? se dvěma přepínači, Upozornit mě a Odeslat potvrzení zákazníkovi. Oba jsou předem zaškrtnuté podle vašeho nastavení, ale nejde zaškrtnout přepínač, který máte v nastavení vypnutý, ani ten pro hosta, když u rezervace chybí jeho e-mail. Okno se ukáže jen při vytváření rezervace, ne při úpravě — pozdější oprava ceny tak hostovi další e-mail neodešle. Zablokování dat nikdy nic neodešle, ani vám, ani hostovi — není to skutečná rezervace.
Jedna výjimka: když host uhradí celou částku voucherem už při placení, potvrzovací e-mail dnes neodejde; dostane jen potvrzení na obrazovce.
Samotný e-mail obsahuje stejný rozpis v řádku Hosté jako ten váš (např. „2 dospělí, 1 dítě" — viz jednotky hostů), data nebo datum a čas, případné příplatky, poznámku hosta, souhrn platby, pokud se hodí (Zaplaceno, Záloha přijatá a Zbývá doplatit, nebo Celkem zaplaceno), a číslo rezervace v patičce. Odpovědní adresa je e-mail vašeho účtu, takže když host stiskne odpovědět, zpráva dorazí k vám.
Spolehlivost
E-maily jdou přes Postmark. Pokud je Postmark mimo provoz nebo váš e-mail bouncuje, rezervace se i tak vytvoří — Cabintale rezervaci kvůli selhání e-mailu neblokuje. Jen ji ten konkrétní e-mail neuvidíte. Rezervace je pořád v dashboardu.
Řešení problémů
| Příznak | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Nové rezervace existují, ale e-mail nepřišel | Přepínač je vypnutý, e-mail spadl do spamu, nebo je špatně e-mail účtu | Zkontrolujte Upozornit mě u nemovitosti; podívejte se do spamu; ověřte e-mail v Nastavení → Účet |
| Na jednu rezervaci e-mail přišel, na další ne | Postmark mohl narazit na přechodný bounce; nebo má cílová schránka plno | Rezervace je pořád v dashboardu — to je rozhodující. Pokud se to opakuje, ozvěte se nám |
| Chci, aby oznámení šla do týmové schránky, ne osobní | Více příjemců dnes není podporováno | Změňte e-mail účtu na týmovou schránku, nebo si nastavte přeposílání |
| Hostovi nedorazil potvrzovací e-mail | U dané nemovitosti nebo služby je vypnuté Odeslat potvrzovací e-mail hostům, u rezervace chybí e-mail hosta, nebo host zaplatil celou částku voucherem | Zapněte Odeslat potvrzovací e-mail hostům v sekci Oznámení; zkontrolujte, že je u rezervace e-mail hosta; pokud voucher pokryl celou částku, e-mail hostovi dnes neodejde |
| E-maily padají do spamu | Reputace odesílací domény nebo filtr ve schránce | Přidejte support@cabintale.com na seznam důvěryhodných odesílatelů |
Související návody
- Základní informace o nemovitosti — Základní informace o nemovitosti
- Přehled rezervací — Přehled rezervací
- Jednotky hostů — Jednotky hostů
- Nastavení účtu — připravuje se