Online check-in hostů

Po dokončení tohoto návodu bude odkaz na check-in odcházet sám, budete vědět, co hosté uvidí, když ho otevřou, a co dělat, když ho někdo nevyplní.

Jak to funguje

Každá přijatá rezervace u místa se zapnutou knihou hostů dostane vlastní odkaz na check-in. Host ho otevře na jakémkoli zařízení, vyplní všechny, kdo přijedou, a odešle. Údaje jdou rovnou do seznamu hostů u rezervace a do vaší knihy hostů. Zabere mu to asi tři minuty a kdykoli může přestat a vrátit se.

Žádosti čekající na vaše schválení odkaz zatím nemají — půjde poslat po přijetí rezervace.

Krok 1: Zvolte, kdy odkaz odejde

V postranní nabídce → Místa → vaše nemovitost → záložka Kniha hostů → Odkaz k check-inu.

• Poslat odkaz k check-inu — zapnuto, výchozí 3 dny před příjezdem (1 až 14). Odkaz odejde e-mailem tolik dní před příjezdem hosta.
• Ne dřív, než bude zaplacena záloha — ukáže se, když místo bere zálohy. Odkaz počká na zálohu a pak odejde.
• Připomenout, pokud chybí údaje — zapnuto, výchozí 1 den před příjezdem (1 až 13). Musí to být méně dní než u odkazu. Hosté, kteří mají vše vyplněné, ji nedostanou.

Klikněte na Uložit. E-maily odcházejí každé ráno v 9:00 (pražského času) — nebo hned, když přijmete rezervaci nebo zapíšete zálohu až ve chvíli, kdy už měl odkaz odejít. Připomínka nikdy neodchází v den příjezdu.

Pokud chcete odkazy posílat sami, Poslat odkaz k check-inu vypněte. Odkaz můžete dál zkopírovat nebo poslat z každé rezervace a připomínka i tak přijde.

Krok 2: Odkaz u rezervace

Otevřete rezervaci → Hosté a check-in. Nahoře je Odkaz na check-in a u něj:

• Kopírovat odkaz — pro vložení do WhatsAppu, SMS nebo vlastního e-mailu. Zkopírování se počítá jako odeslání, takže automatický e-mail u této rezervace už neodejde.
• Poslat e-mailem — pošle ho hned (viz níže).
• Menu ⋯ — Otevřít formulář pro hosty, abyste viděli, co vidí host, a Vytvořit nový odkaz (starý přestane fungovat).

Pod odkazem je řádek, který říká, jak to stojí: „Odesláno e-mailem 12. 10.“, „Odkaz zkopírován 12. 10.“, nebo Odkaz neodeslán a co odejde příště — „Odejde e-mailem 18. 10.“, „Pokud budou údaje chybět, 20. 10. odejde připomínka.“ Když rezervace nemá e-mail, řekne vám to: odkaz zkopírujte a pošlete sami.

Poslat e-mailem

Klikněte na Poslat e-mailem. V okně Poslat odkaz k check-inu:

• Komu — e-mail z rezervace, předvyplněný. Když ho opravíte, změní se i e-mail u rezervace.
• Jazyk — Čeština, English, Deutsch nebo Polski, podle jazyka, ve kterém host rezervoval.

Klikněte na Poslat odkaz. Adresa a jazyk se uloží k rezervaci, takže je použije i připomínka.

Co je v e-mailu

E-mail Odkaz na check-in (i Připomínka check-inu) má tlačítko Vyplnit údaje hostů, větu, že to zabere asi 3 minuty a že nikdy nechceme fotky ani skeny dokladů, a — u českého místa — proč to vyžaduje zákon. Tlačítko a tyto věty jsou pevné; text kolem nich si upravíte v E-mailové šablony.

E-maily check-inu odcházejí česky, anglicky, německy nebo polsky. Host, který rezervoval v jiném jazyce, dostane angličtinu.

Co uvidí vaši hosté

Hosté otevřou odkaz v telefonu nebo počítači. Otevře se v jazyce e-mailu; přepnout ho mohou tlačítkem Jazyk nahoře.

1. Přivítání — „Pojďme vás zaregistrovat“ s tlačítkem Začít. Pokud to za skupinu vyřizuje někdo jiný, Vyřizuje to někdo jiný mu předá celý check-in.
2. E-mail — kam má přijít jejich odkaz, aby se k němu mohli vrátit z jakéhokoli zařízení.
3. Státní občanství — na jaký pas cestují.
4. Kdo přijede — dospělí a děti. Stačí přidat, koho znají teď; odkaz zůstane otevřený po celý pobyt.
5. Každý další dospělý — Vyplňte to sami, nebo Ať to vyplní přes vlastní odkaz: ten člověk dostane e-mailem vlastní odkaz a uvidí jen své údaje.
6. Doklad — pas, občanský průkaz (občané EU, EHP a Švýcarska) nebo povolení k pobytu. V telefonu mohou pas Vyfotit: kód ve spodní části se přečte přímo v telefonu, nic se nenahrává a fotka se smaže. Nebo ho Napsat ručně.
7. Údaje — jméno, datum narození a státní občanství u všech; adresa, druh a číslo dokladu u dospělých. U českého místa cizinci uvedou také účel pobytu a případně číslo víza. Český zákon vyžaduje adresu a doklad i u dětí — dítě může být V pasu rodiče, nebo Bez průkazu totožnosti.
8. Podpis — u českého místa podepisují zahraniční hosté od 15 let přihlašovací tiskopis na obrazovce. Kdo to nezvládne, dostane pokyn podepsat ho na papíře v chatě.
9. Osvobození — hosté zaškrtnou osvobození od poplatku, které na ně platí (65 let a víc, průkaz ZTP, osoba přihlášená v obci — podle toho, co nabízíte). Děti se osvobodí automaticky podle data narození.
10. Kontrola — „Zatím se nic neodeslalo.“ Všechno zkontrolují a kliknou na Odeslat.

Potom uvidí Hotovo — nebo, pokud je splatný poplatek z pobytu a vybíráte ho v check-inu, ještě jeden krok k zaplacení.

Po odeslání už hosté údaje měnit nemohou — změny jdou přes vás, aby se dostaly i k policii. Pořád ale mohou vyplnit ty, kdo ještě hotovi nebyli.

Poplatek z pobytu v check-inu

V bloku Poplatek z pobytu u místa zapněte Hosté platí poplatek z pobytu v check-inu (viz Kniha hostů). Po odeslání uvidí host, který rezervoval, výši poplatku a vybere si:

• Zaplatit hned — přes platební bránu vašeho místa, kartou. Když je hotovo, uvidí „Zaplaceno. Děkujeme.“ a e-mailem dostane potvrzení.
• Zaplatit hotově při příjezdu — připomeneme mu, ať částku přiveze.

Bez platební brány u místa check-in požádá o hotovost při příjezdu. Platit může jen ten, kdo rezervaci vytvořil, a to ze svého odkazu.

U rezervace se každá platba objeví v tabulce Platby jako Poplatek z pobytu — „Pro obec, není součástí ceny rezervace“. Nikdy nemění stav zaplacení samotné rezervace a nepočítá se do vašich tržeb. Vrácení poplatku provedete ve své platební bráně.

Krok 3: Dotáhněte to

• Kniha hostů ukazuje stav každého pobytu — Odkaz odeslán, Rozpracováno · 2 ze 4, Vyplněno, nebo Chybí údaje, jakmile minul den příjezdu. Filtr Chybí údaje ukáže, kdo ještě chybí.
• Seznam hostů u rezervace ukazuje každého hosta, Kompletní nebo Chybí údaje a jestli údaje vyplnil Host, nebo Vy. Kliknutím na Upravit hosta vyplníte nebo opravíte sami.
• Vlastní odkaz — v dialogu hosta pošlete dospělému, který ještě není hotový, vlastní odkaz e-mailem. Uvidíte, kdy odešel a kdy ho otevřel, nebo že necestuje.
• Potvrdit osvobození — když host požádal o osvobození, zkontrolujte při příjezdu jeho doklad a potvrďte ho v jeho dialogu. Do té doby se v přehledech počítá jako plátce.

Jak odkaz chránit

Odkaz funguje jako heslo k check-inu daného pobytu — sdílejte ho jen s hosty. Pokud se dostane, kam nemá, použijte ⋯ → Vytvořit nový odkaz: starý okamžitě přestane fungovat a hosté, kteří ho mají, uvidí „Tento odkaz už nefunguje.“

Odkaz platí, dokud se nesmažou osobní údaje pobytu (31. prosince roku po pobytu). Když rezervaci zrušíte, odkaz ukáže „Tato rezervace byla zrušena.“ Pokud ji před příjezdem znovu přijmete, pobyt se otevře na stejném odkazu.

Řešení problémů

Související návody

• Kniha hostů — Kniha hostů
• E-mailové šablony — E-mailové šablony
• Jednotky hostů — Jednotky hostů
• Přijímání plateb na ubytování — Přijímání plateb na ubytování