E-mailové šablony

Po dokončení tohoto návodu budete vědět, které e-maily pro hosty můžete přepsat, jak je upravit v každém jazyce, jak si je zkontrolovat dřív, než je uvidí host, a který text host doopravdy dostane.

Nemusíte dělat nic

Všechny e-maily pro hosty už teď chodí s naším výchozím textem ve 34 jazycích. Šablonu otevřete, jen když chcete něco říct po svém — vřelejší přivítání, cestu ke schránce s klíči, poznámku o sauně. Co neupravíte, dál používá náš text.

Krok 1: Otevřete E-mailové šablony

V postranní nabídce → Nastavení → E-mailové šablony. Stránka ukazuje e-maily, které Cabintale posílá vašim hostům, seskupené podle okamžiku:

• Rezervace — Žádost o rezervaci přijata, Potvrzení rezervace
• Platby — Doplatek přijat, Odkaz k platbě, Platba se nepovedla
• Objednávky — Potvrzení objednávky (jen pokud prodáváte produkty nebo poukazy)
• Kniha hostů — Odkaz na check-in, Připomínka check-inu (jen pokud má některé místo zapnutou knihu hostů)

Skupiny pro to, co opravdu prodáváte, jsou nahoře. Pokud prodáte víc poukazů a produktů než rezervací, přesunou se nahoru Objednávky.

Co vám řekne každá karta

• Kdy se posílá — např. „Hned po potvrzení rezervace, a znovu po zaplacení zálohy nebo celé částky.“ Karty check-inu čtou skutečné nastavení vašich míst, např. „3 dny před příjezdem (nastavení místa)“ nebo „Vypnuto — odkaz pošlete nebo zkopírujete z rezervace“.
• Štítky jazyků — až tři kódy jazyků, ve kterých máte vlastní text, pak +N. Po kliknutí na +N uvidíte všechny jazyky s vlastním textem a kdy jste je naposledy upravili. Výchozí text znamená, že jste tento e-mail zatím neměnili.
• U N míst se neposílá — jen u e-mailů k rezervacím. Tato místa nebo služby mají vypnuté Odeslat potvrzovací e-mail hostům, takže tento e-mail se u nich vůbec neposílá. Kliknutím přejdete na první z nich.

Které e-maily můžete upravit

Text pro znamená, že můžete napsat jiný text pro rezervaci místa, rezervaci služby, poukaz nebo produkt — služba nemá odjezd ani adresu, takže její text obvykle zní jinak. Verze znamená, že jeden e-mail má několik textů pro různé okamžiky: potvrzení rezervace třeba říká něco jiného, když ještě nic není zaplacené, než když host zaplatil celou částku.

Předmět upravit nejde — je daný pro každý jazyk, např. „Platba za rezervaci — Chata Pod Dubem“.

Krok 2: Otevřete šablonu

Klikněte na kartu (nebo na její šipku, Otevřít šablonu). Otevře se editor:

• Název a — když jich e-mail má víc — menu verze. Pod názvem řádek „Posílá se…“ pro verzi, ve které jste.
• Text pro — přepínání mezi Místem, Službou, Poukazem a Produktem. Nabízí se jen to, co opravdu používáte; editor se otevře na tom, čeho máte nejvíc.
• Záložky jazyků — pojmenované v daném jazyce (Čeština, Deutsch). Záložka s · výchozí ještě ukazuje náš text.
• Samotný text, zakreslený přímo ve skutečném e-mailu — nahoře název ubytování, dole patička — takže ho upravujete tak, jak ho bude číst host.

Krok 3: Napište svůj text

Klikněte do textu a pište. Panel nástrojů má Tučně, Kurzíva, Odkaz a Odrážky — nic dalšího, aby e-mail vypadal dobře v každé schránce. Odkaz otevře malé okno pro webovou adresu nebo e-mail. Vložený text se vloží jako prostý text.

Vložte údaje o rezervaci

Přes Vložit údaj přidáte něco, co se mění s každou rezervací. Kliknutím údaj vložíte na místo kurzoru, můžete ho přetáhnout do textu, nebo napište { a hledejte.

U služby se skupina Pobyt mění na Služba (bez adresy, termínu pobytu a odjezdu — Příjezd se mění na Datum). U poukazů a produktů se mění na Produkt a Rezervace na Objednávka (Číslo objednávky místo Čísla rezervace, bez Zbývá doplatit).

Oslovení je v češtině vždy „Dobrý den,“ — bez jména. Váš e-mail je e-mail vašeho účtu — odpovědi hostů tam chodí tak jako tak, ale hodí se do věty jako „Napište mi na …“.

Bloky, které doplníme za vás

Šedé karty s popiskem Doplníme automaticky obsahují části, které vyplníme z rezervace:

• Detaily rezervace — termín, hosté, číslo rezervace
• Cena a platby — rozpis ceny, co je zaplacené a co zbývá
• Tlačítko Zaplatit — částka k úhradě a tlačítko Zaplatit
• Tlačítko Vyplnit check-in — tlačítko check-inu a krátká poznámka, proč je potřeba
• Položky objednávky — kódy poukazů, hodnota a platnost

Každý blok musí v e-mailu zůstat — obsahuje údaje, které host potřebuje, a u potvrzení i ty, které vyžaduje zákon. Blok můžete posunout nahoru nebo dolů: přetáhněte ho, použijte Posunout nahoru / Posunout dolů, nebo ho vyberte a stiskněte Alt+↑ / Alt+↓. Váš text může být nad bloky, mezi nimi i pod nimi.

Krok 4: Přidejte jazyk

Klikněte na + vedle záložek. Nahoře jsou Jazyky vašich widgetů, pod nimi Další jazyky. Nová záložka začne naším výchozím textem v daném jazyce, připraveným k přepsání. Najednou je vidět až pět záložek; zbytek najdete pod N další.

Odkaz na check-in a Připomínka check-inu chodí jen česky, anglicky, německy a polsky, takže jen tyto jazyky tam můžete přidat.

Jazyk odeberete tak, že najedete na jeho záložku a kliknete na ×. Hosté v tomto jazyce pak dostanou zase náš výchozí text.

Krok 5: Náhled a zkušební e-mail

V záhlaví klikněte na Náhled. Uvidíte e-mail přesně tak, jak odejde — nahoře předmět, včetně neuložených změn — vyplněný vzorovou rezervací (hostka Jana Nováková, vaše první místo nebo produkt). Tlačítkem Úpravy se vrátíte zpět.

V náhledu Poslat zkušební e-mail pošle tuto verzi na e-mail vašeho účtu (předmět začíná [Zkouška]). Nikdy neodejde hostovi.

Krok 6: Uložte

Klikněte na Uložit. Uloží se najednou všechny jazyky, verze i texty pro, které jste změnili, a od té chvíle hosté dostávají váš text. Uložením se nikomu žádný e-mail nepošle.

Když editor zavřete s neuloženými změnami, zeptá se, jestli je Uložit, nebo Zahodit.

Návrat k našemu textu

Na záložce s vlastním textem klikněte v patičce na Vrátit výchozí text, potvrďte a pak Uložit. Daný jazyk se vrátí k našemu výchozímu textu; vaše úpravy se smažou.

Který text host dostane

Host dostane e-mail v jazyce, ve kterém rezervoval (v jazyce vašeho widgetu):

1. Váš text v tomto jazyce, pokud jste ho napsali pro daný druh (místo, služba…) a verzi.
2. Jinak náš výchozí text v tomto jazyce.
3. Jinak angličtinu — celý e-mail včetně předmětu.

Váš text v jednom jazyce se nikdy nepoužije pro jiný. Když napíšete jen češtinu, německý host dostane náš německý výchozí text.

Rezervace zadané ručně nemají jazyk widgetu, takže jejich e-maily odcházejí v jazyce vašeho účtu.

E-maily check-inu používají jazyk zvolený v Poslat e-mailem, jinak jazyk widgetu rezervace, jinak váš.

Jak vaše e-maily vypadají

• Název vaší firmy je tučně nahoře, nad názvem místa, služby nebo produktu — a podepisuje patičku. Pokud účet název firmy nemá, zobrazí se jen název ubytování.
• Tlačítka k platbě a check-inu mají vaši barvu — hlavní barvu, kterou na widgetech používáte nejčastěji, s bílým textem. Příliš světlou barvu ve stejném odstínu ztmavíme, aby se dala dobře číst.
• Odesílatel ukazuje název místa, služby nebo produktu; odpověď jde na e-mail vašeho účtu, takže host, který klikne na Odpovědět, píše rovnou vám.
• Patička říká, že e-mail Vám posílá vaše ubytování přes Cabintale.com.

Přepínače, které rozhodují, jestli e-mail odejde

Šablony určují, co e-mail říká. Jestli vůbec odejde, se nastavuje jinde:

• Odeslat potvrzovací e-mail hostům — místo nebo služba → Oznámení. Vypnuto znamená žádnou žádost, potvrzení ani doplatek pro dané místo. Seznam šablon je ukazuje jako U N míst se neposílá.
• Odeslat potvrzovací e-mail zákazníkům — nastavení produktu. Vypnuto znamená žádné potvrzení objednávky pro daný produkt.
• Poslat odkaz k check-inu a Připomenout, pokud chybí údaje — místo → nastavení knihy hostů. Viz Online check-in hostů.

Řešení problémů

Související návody

• E-mailová oznámení — E-mailová oznámení
• Online check-in hostů — Online check-in hostů
• Kniha hostů — Kniha hostů
• Jazyky a měny — Jazyky a měny
• Vzhled a styl widgetu — Vzhled a styl widgetu